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赵中华:物业服务企业使用住宅专项维修资金合规建议
2026-08-2021

作者简介:

赵中华律师毕业于北京大学法学院,先后任职于北京市住房和城乡建设委员会、住房城乡建设部、大型物业投资公司等单位,先后起草了《北京市住宅区业主大会和业主委员会指导规则》、《北京市住宅专项维修资金管理办法》、《秦皇岛市物业管理条例》、《衡水市物业管理条例》、《承德市城镇物业管理条例》、《三亚市特种设备安全监管办法》等法规文件,并参与起草、编写住建部等十部委《关于加强和改进住宅物业管理工作的通知》、《东莞市物业管理条例》、《北京市物业管理办法》等法律法规文件及《物业管理术语》等团体标准,参与编著《物业管理基本制度与政策》、《物业管理典型判例解读精选》、《业主大会业务指导手册》、《物业管理典型案例100篇》、《物业管理指南——高校物业》等书籍,在《城市开发》、《中国物业管理》、《住宅与房地产》、《现代物业》、《中国建设报》等期刊报纸发表文章数十篇。目前担任中国政法大学法律硕士学院兼职导师、中国地质大学(北京)研究生校外导师、北京瀛和律师事务所监事会主席、住建业务中心主任等。赵中华律师团队先后担任北京市朝阳区、海淀区、通州区、房山区等多家街乡政府、多家物业企业法律顾问;为多家房地产和物业企业提供专项法律服务;先后担任多家行业协会、小区业主委员会法律顾问;先后代理物业服务合同纠纷、房地产买卖合同纠纷、业主撤销权纠纷、财产损害赔偿纠纷、劳动用工纠纷、人格权纠纷等多起在最高人民法院、北京各级法院、北京仲裁委员会审理的商事诉讼和仲裁案件。

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2025年以来,中央纪委国家监委把物业领域列为群众身边不正之风和腐败问题集中整治重点之一,住建部把"治理物业服务突出问题"作为重大民生实事推进,"维修资金管理使用不规范"被列为重点。住宅专项维修资金(以下简称“维修资金”)属于业主共有财产,专项用于物业共有部分保修期满后的维修、更新和改造。是物业服务企业在日常管理服务中容易触碰的资金使用红线之一。本文结合裁判规则、实务争议及各地陆续修订的管理办法,梳理维修资金的权属、合规使用方法与违规使用的法律责任,旨在为物业服务企业的合规使用住宅专项维修资金提供参考建议
一、权属与法律定性:物业服务企业无支配权

根据《民法典》第二百八十一条和《住宅专项维修资金管理办法》(建设部165号令)第四条的规定,住宅专项维修资金归业主共有,实行"专户存储、专款专用、所有人决策、政府监督"。业主大会成立前由房地产主管部门代管,成立后可以划转业主委员会管理的专户。
物业服务企业负责协助编制维修方案、组织申请使用维修资金实施维修、更新和改造,对维修资金没有支配权,只是组织者。这一角色定位是整个合规工作的起点:维修资金拨付须经业主决策、主管部门审核,越过业主决策和审核程序擅自使用维修资金,都会引发民事返还、行政处罚乃至刑事追责
二、使用合规要点:八个环节的详细操作指引

维修资金使用的流程可归纳为"八个环节":编制方案、业主表决、方案公示、申请审核、组织施工、竣工验收、决算审计、尾款结算。

(一)第一步:编制使用方案
1.操作要求:使用维修资金,应当由物业服务企业根据维修、更新和改造项目提出使用建议;未聘请物业服务企业的,由业主委员会或相关业主提出。使用建议(方案)应当包括:维修项目及原因、施工方案、费用预算、列支范围及分摊明细、施工单位选择方式。涉及电梯、消防等特种设备的,应附检测机构或专业机构出具的检测报告、鉴定意见。
2.材料与留痕:方案编制阶段应留存项目勘察记录、设备检测报告、询价比价记录(建议不少于三家)、预算书编制依据。
3.合规建议:使用方案是业主表决的基础,也是后续审计比对的对象。案例三中,物业经理擅自将合同单价由每平方米52元虚增至107元,造假就是从"方案与预算"环节开始的,最终被认定诈骗罪。

(二)第二步:业主共同决定(表决)
1.操作要求:使用维修资金属于《民法典》第二百七十八条规定的业主共同决定事项。表决门槛为:专有部分面积占比三分之二以上且人数占比三分之二以上的业主参与表决,经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。表决可采用书面征求意见、电子投票等方式,各地普遍推行业主电子决策系统。
2.材料与留痕:表决票(含业主身份核验信息)、表决统计结果、表决结果公示记录。严禁代签、冒签——表决签名的真实性在诉讼和刑事程序中都会被重点审查。
3.合规建议:未经业主共同决定擅自动用维修资金,是刑事风险的高发点。最高法公报案例(案例五)明确:业主委员会账户资金属全体业主共有,应视为"本单位资金",业委会主任未经业主大会表决从对公账户转出资金用于个人投资,构成挪用资金罪;事后部分业主谅解、补充授权均不阻却犯罪成立。物业企业工作人员利用职务便利挪用、侵占代管的维修资金,同样可构成挪用资金罪
(三)第三步:方案公示
1.操作要求:表决通过后,应将使用方案、费用预算、分摊明细、拟签订的施工合同在物业管理区域显著位置公示。公示期依各地办法执行(一般不少于七日,部分地区要求三十日),并同步保障业主查询权、对异议的解释回复。
2.材料与留痕:公示照片、公示期满证明、业主异议及回复记录。建议同步在业主群、线上平台推送,留存推送截图。

(四)第四步:申请审核与首期拨付
1.操作要求:业主大会成立前(维修资金由房地产主管部门代管),由物业服务企业或相关业主持申请材料向主管部门申请列支,经主管部门审核同意后通知专户银行划转;业主大会成立后(维修资金划转业主委员会管理的),由业主委员会持材料向专户银行发出划转通知。申请材料一般包括:使用申请表、业主表决记录、公示材料、预算书、施工合同、施工单位资质证明。
2.合规建议:这个环节的风险在"审批形式审查":材料齐备即可列支,缺的是实质核查。案例四中,行为人无施工资质,伪造施工照片、私刻街道办、社区和物业公司印章,冒用业主身份申请,骗取维修资金43.95万元,被判诈骗罪。案发后检察机关向住建部门制发检察建议,推动强化实质审查、增加公示频次。物业服务企业作为申请的组织者,对施工单位资质、维修项目真实性的核查义务不能以"主管部门已审核"为由推掉,虚报冒领一旦查实,组织者同样要被追责。
3.操作实践:多地已推行线上申报与"四方数据核查"(主管部门、专户银行、物业服务企业、业主委员会每月核对台账,成都等地已实施),申请材料逐步数字化,企业应及时衔接属地线上平台。

(五)第五步:组织施工
1.操作要求:施工由物业服务企业(或业主委员会)组织实施,应按批准方案和合同施工,现场留存施工日志、影像资料、材料进场验收记录。施工中确需变更的,应重新审定并履行相应决策、公示程序,严禁擅自增项、虚增工程量、以次充好。
2.合规建议:施工环节是虚增造价的高发环节。案例三中,物业经理与施工方约定底价后擅自抬高单价,骗取业主共同决策,检察机关穿透"好处费"的表象,认定其行为实质是虚增价款、骗取业主决策、套取资金,以诈骗罪追诉。物业工作人员套取维修资金构成何种罪名,看的是有没有主管、经手资金的职务权限:没有这个权限、靠虚构造价骗取业主决策的,构成诈骗罪;有主管、经手资金的职务权限,利用职务便利据为己有的,可能构成职务侵占罪。

(六)第六步:竣工验收与审计
1.操作要求:施工完成后,应组织业主委员会(或业主代表)、物业服务企业、施工单位共同验收,签署验收报告。验收合格后办理决算,并依各地规定委托第三方审计(部分地区对一定金额以上或全部维修项目强制审计);审计报告应公示。
2.材料与留痕:验收报告、决算资料、审计报告、公示记录。验收与审计人员应与施工单位无利害关系。
3.操作实践:部分地区将审计结果作为尾款拨付的前置条件;审计发现的造价虚高、工程量不实问题,可作为追回资金、追究责任的依据
(七)第七步:尾款结算
1.操作要求凭验报告、审计报告、发票、分摊明细等材料申请拨付尾款。严禁"以拨代验"、未验收先付尾款、以现金或私人账户结算工程款。
2.合规建议尾款结算凭证是证明资金向的关键证据。资金须直接划转施工单位对公账户,任何经手个人的流转都可能被认定为挪用或侵占。

八)应急程序:紧急使用的边界与操作
1.操作要求:根据《住宅专项维修资金管理办法》第二十四条的发生危及房屋安全等紧急情况,需要立即对住宅共用部位、共用设施设备进行维修和更新、改造的,按可以通过应急程序使用维修资金。各地一般将以下情形列为应急使用范围:电梯、消防设施故障危及人身安全;房屋外墙存在脱落危险;屋面、外墙严重渗漏影响正常使用;二次供水、排水设施故障等。应急使用可不经业主表决,但须:一是取得检测机构或专业机构出具的意见(或现场影像、故障报告);二是向主管部门(或街道办事处)报告并申请核实、列支;三是资金拨付后及时在显著位置公示使用情况。
2.合规建议:不得以"紧急"规避业主决策。把一般维修包装成紧急情形、事后补造紧急证据的,民事上可能被认定程序违法,情节严重的还会被追究刑事责任。

三、违规使用维修资金的法律责任

(一)民事责任:挪用维修资金的返还责任
法条索引:《民法典》第二百八十一条和第二百八十六条规定,维修资金属于业主共有。物业服务企业擅自挪用、占用维修资金的,业主大会或者业主委员会有权要求物业服务企业返还,并赔偿业主由此遭受的损失。
案例一:物业挪用维修资金理财被判返还481万元
2012年3月某物业公司对北京某小区实施物业管理,2021年8月退出。业主委员会诉请返还维修资金理财、存款收益481.46万元。经审计,物业公司挪用维修资金购买理财累计发生额2.04亿元,产生收益465.21万元,另有定期、活期利息合计16.2万元。法院认定物业服务企业对维修资金无支配管理权,擅自挪用理财的收益应返还,且自与业主委员会达成返还合意(2021年7月23日)后仍占有款项的,须按一年期LPR支付资金占用利息(一审(2022)京0106民初7580号,二审(2022)京02民终12126号)。
合规建议:挪用维修资金理财,除返还本金外还须返还全部收益并支付资金占用利息,"钱生钱"的收益不属于物业企业。本案中,区房管局出具的信访事项处理意见书成为认定挪用事实的关键证据。
(二)行政责任:挪用、虚报的罚则与处置
法条索引:《物业管理条例》第六十条、《住宅专项维修资金管理办法》第三十七条:挪用住宅专项维修资金的,由县级以上地方人民政府房地产行政主管部门(建设主管部门)追回挪用的资金,给予警告,没收违法所得,可以并处挪用数额2倍以下的罚款;构成犯罪的,追究直接责任人员刑事责任。
案例二:佛山银畔丽苑物业挪用维修资金被罚98万元
佛山市某物业公司2024年9月至2025年4月将银畔丽苑小区用于消防整改的维修资金655521.69元挪作他用。顺德区大良街道依《住宅专项维修资金管理办法》第三十七条第一款,处挪用金额1.5倍罚款983282.53元,考虑其积极配合、主动整改且无非法获利而从轻。
(三)刑事责任:套取、挪用维修资金的刑事路径
法条索引:套取、骗取维修资金可能触及三个罪名——《刑法》第二百七十一条职务侵占罪、第二百七十二条挪用资金罪、第二百六十六条诈骗罪。立案标准方面,职务侵占罪和挪用资金罪适用《最高人民检察院、公安部关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定(二)》(公通字〔2022〕12号,2022年5月15日施行):职务侵占3万元以上应予立案追诉;挪用资金分三档,超过三个月未还或进行营利活动5万元以上、进行非法活动3万元以上应予立案追诉。诈骗罪适用《最高人民法院、最高人民检察院关于办理诈骗刑事案件具体应用法律若干问题的解释》(法释〔2011〕7号),诈骗公私财物价值三千元至一万元以上为"数额较大",各省可在该幅度内确定具体标准。
案例三:上海闵行物业经理虚增造价套取维修资金案
上海闵行区某小区物业经理周某,负责招募施工单位、编制维修方案。2024年小区屋顶防水需维修,周某与施工方约定底价每平方米52元,却擅自将合同单价虚增至107元,欺骗业主委员会、业主大会按虚增价签约,施工方返还差额19.8万元,周某实际占有15.1万元。检察机关审查认为,周某不具备主管、经手维修资金的职务权限,不构成职务侵占;其虚构造价骗取业主共同决策,构成诈骗罪,经反向核算确认诈骗17.1万元,判有期徒刑三年、缓刑三年并处罚金。
本案不定受贿,关键在两点。其一,财物的来源不同:受贿收受的是行贿人自有财物,本案周某与施工方合谋骗取的是业主共有的维修资金,钱并非施工方"送"的,而是业主被欺骗后处分财产的结果,双方属于共同骗取业主资金,按诈骗罪追诉更准确。其二,职务权限的有无决定罪名走向:没有主管、经手维修资金权限、靠虚构造价骗取业主决策的,构成诈骗罪;有这个权限、利用职务便利据为己有的,可能构成职务侵占罪;有这个权限、临时挪用归个人使用的,可能构成挪用资金罪。
案例四:重庆九龙坡伪造材料骗取维修资金案
重庆九龙坡区李某无施工资质,挂靠某建筑公司后,到周边老旧小区楼顶拍照冒充施工照片,私刻街道办、社区和物业公司印章,偷拍业主名册,以虚假身份向维修资金管理中心申请,骗取资金43.95万元,判诈骗罪六年并处罚金10万元。案发后检察机关向住建委制发检察建议,推动强化实质审查、增加公示频次。
案例五:最高法公报·王某挪用资金案
深圳朗景园小区业主委员会主任王某,未经业主大会讨论表决,从业主委员会对公账户分9次转出44万元至个人账户,40万元用于股权投资、4万元借贷给业主委员会成员。最高法公报案例认定:业主委员会登记注册取得组织机构代码证,符合同类职务犯罪司法解释的"其他单位"特征,业主委员会工作人员可成为挪用资金罪主体;业主委员会账户资金属全体业主共有,应视为"本单位资金"。事后部分业主谅解、补充授权不阻却犯罪成立。以挪用资金罪判处有期徒刑九个月(一审(2017)粤0305刑初141号,二审(2018)粤03刑终2326号)。
合规建议:三个案例对应维修资金刑事风险的三种常见形态:虚增造价(诈骗,案例三)、伪造材料(诈骗,案例四)、未经表决挪用(挪用资金罪,案例五)。确认罪名的标准:一是有没有主管、经手资金的职务权限,有则可能构成职务侵占罪或挪用资金罪,无则构成诈骗罪;二是有没有非法占有目的,据为己有的是侵占,临时使用、有归还意愿的是挪用。物业服务企业至少应落实四项措施:资金审批、施工、验收、付款岗位分离并轮换;对财务、工程、收费岗位开展专项法律培训;发现资金被挪用苗头立即整改、全额退还、主动配合调查,争取从宽处理;在劳动合同中约定侵占公款的赔偿责任与劳动合同用人单位的单方解除权。
四、维修资金使用环节的风险要点与实务应对

(一)审批形式审查,材料齐备即可列支
1.风险要点:维修资金列支审核普遍以材料齐备为标准:申请表、表决记录、公示材料、预算书、施工合同齐全即予拨付,缺少对项目真实性、施工是否实际发生的实质核查。
2.实务建议:形式审查之下,物业服务企业作为使用维修资金申请的组织者,对施工单位资质、维修项目真实性的核查义务不能以"主管部门已审核"为由免除。物业服务企业在提交申请前应当核实:施工单位是否具备相应资质、维修项目是否真实存在、申报工程量与现场是否相符,并保存现场勘察照片、检测报告等核查记录;对主管部门要求补充的实质材料,留存书面往来痕迹。
(二)施工环节虚增造价,定性为诈骗而非受贿
1.风险要点:维修施工中,物业服务企业人员与施工方合谋抬高单价、虚增工程量,并向施工方收取"好处费"。
2.实务建议:施工合同、变更签证、决算单、付款申请应由不同岗位复核,并将合同价与市场价、审计结果比对;对施工方主动提出的"返点""好处费",明确拒绝并留存记录。一旦涉诉涉刑,往来记录是判断有无合谋的关键证据。
(三)应急使用程序边界,不得以"紧急"规避业主决策
1.风险要点:《民法典》第二百八十一条第二款和《住宅专项维修资金管理办法》第二十四条允许紧急情况下不经业主表决使用维修资金。实践中出现的问题是把一般维修包装成紧急情形,例如把非紧急渗漏说成危及结构安全,事后补造紧急证据。
2.程序要件:应急使用应同时具备三项要件:一是取得检测机构或专业机构出具的意见,或留存现场影像、故障报告;二是向主管部门(或街道办事处)报告并申请核实、列支;三是资金拨付后及时在显著位置公示使用情况。
3.红线:应急程序与正常程序的界限在于事前是否真实、事中是否留痕、事后是否公示。将一般维修包装成紧急情形、事后补造证据的,民事上可能被认定程序违法,业主可请求追回资金;情节严重的,还可能被追究刑事责任。
4.实务建议:企业应建立应急维修内部清单(电梯、消防设施故障危及人身安全,外墙脱落危险,屋面外墙严重渗漏,二次供水排水故障等)和证据固定流程:应急启动当日即留存检测报告、影像、报修记录;资金拨付后补办业主告知与公示,但不得补办表决
(四)资金混同风险,与物业费混同诱发犯罪
1.风险要点:维修资金和物业费资金性质不同:维修资金归业主共有,物业费是物业服务企业的合同对价。若混用账户、相互拆借、先支后补,轻则被认定管理不规范,重则涉嫌挪用、侵占。资金混同之后账目说不清,资金流向无法证明,办案机关只能按"谁使用、谁负责"推定责任。多起案件起因于"资金不够,先用维修资金垫付",极易演变为挪用资金罪、职务侵占罪;"账户里分不清哪笔钱是谁的"往往成为认定挪用、侵占的关键。
2.实务建议:资金账户隔离:维修资金严格专户存储、分户建账;物业费单独归集。岗位分离、定期对账,成都等地已推行主管部门、专户银行、物业服务企业、业主委员会"四方数据核查"每月核对台账,企业应主动配合。严禁"先垫付、后补票";发现混同立即清理,书面说明资金来源与去向,避免留下被推定责任的把柄。
五、风险防范建议

近两年,安徽、甘肃等地修订的住宅专项维修资金管理办法,普遍实行管理权限下放区县、建立动态续筹机制、推行数字化服务,为物业服务企业合规提供了明确参照。建议对照以下要点逐项落实。
(一)专户存储与分户建账:维修资金专户存储、专款专用,按房屋户门号设分户账,记载交存、使用、增值收益和结存并定期公布;使用后余额不足首期交存额30%的,业主大会应当决定续筹方案。物业服务企业应及时衔接属地线上平台,配合建立电子台账,更新拨付与实际施工进度,防止"资金拨付与工程进度两张皮"。
(二)使用决策:除紧急情况外,使用维修资金须经业主共同决定(专有面积和人数双三分之二参与、参与面积和人数过半数同意)。安徽2025年首创"年度预算使用制度",可提前编制年度维修计划经业主表决后分期使用,物业企业可据此提高效率、减少逐次表决负担。
(三)应急使用:电梯、消防等危及人身财产安全的紧急情形可依法启用应急程序,但不得以此规避业主决策;应留存故障报告、检测结论等证据,划清与正常程序之界分。
(四)公示与四方核查:维修资金筹集、使用应定期公布,成都等地已推行主管部门、专户银行、物业、业主委员会"四方数据核查"并每月核对台账。
(五)岗位、合同与制度建设:资金审批、施工、验收、付款岗位分离并轮换;对财务、工程、收费岗位开展法律培训,在劳动合同中约定贪占公款的赔偿责任和解除权;发现资金被挪用苗头立即整改、全额退还,主动配合调查,可作为行政处罚从轻情节;制定内部《维修资金使用管理办法》,关注《物业管理条例》修订和各地集中整治要求,对照通报问题自查自纠、闭环整改。

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